Cómo gestionar el tiempo: planificación y organización de tareas y herramientas de apoyo

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En el ámbito laboral, casi todos nos quejamos de lo mismo: tenemos muchas cosas que hacer a lo largo del día y poco tiempo para realizarlas adecuadamente. Una situación complicada que puede arrastrarnos al temido estrés, a la angustia y a la tensión física y mental. Sin embargo, una buena planificación de las tareas diarias y una óptima organización, apoyada en las múltiples y excelentes herramientas que internet y las nuevas tecnologías ponen a nuestro alcance, puede ayudarnos a que las 24 horas del día den mucho más de sí.

Planificación y organización: esa es la clave

El simple hábito de, cuando estamos tomando el primer café de la mañana, ya sea en casa, en la cafetería  o en la oficina, apuntemos las tareas que tenemos o pretendamos realizar durante día, ya puede ayudarnos a convertir nuestra jornada mucho más productiva.

Esta planificación se puede hacer tanto en una agenda electrónica como a lápiz en una libreta. Lo importante es ser racional y práctico a la hora de decidir qué tenemos que hacer durante el día y qué franja horaria vamos a dedicar a cada actividad.

 

 

Trucos para organizarte mejor

La correcta y eficaz planificación de las tareas depende, en gran medida, de cuestiones de detalle, existiendo una serie de claves y aspectos a los que hay que prestar especial interés:

  • Priorización. Al planificar las tareas, piensa en lo más urgente y subraya estas actividades como prioritarias. A continuación, en orden decreciente en importancia, ocúpate del resto de cosas que tienes que hacer durante el día.
  • Valora la complejidad de las tareas. Además de la urgencia, otra de las características más importantes de una tarea es su nivel de complejidad. Esa cuestión es muy importante, no solo para reservarle el tiempo necesario en nuestra agenda, sino también para ponernos manos a la obra en las horas del día en que estamos más frescos y concentrados. Este aspecto puede variar en cada persona, pero normalmente es mejor dedicarse a los trabajos que requieren mayor concentración y esfuerzo individual a primera hora, dejando así las tareas más monótonas y automáticas para cuando empezamos a sentirnos cansados.

como gestionar el tiempo

  • Sé realista con los que realmente puedes hacer y el tiempo que necesitas. Si nos marcamos unos objetivos imposibles en cuanto a cantidad de trabajo y tiempo que nos llevará realizarlos, nos encontraremos estresados y desanimados. El resultado será que nos acabaremos sintiendo mal por no haber podido cumplir con lo previsto o, peor aún, haciendo los trabajos sin la suficiente calidad, lo que, paradójicamente, aún nos hará perder más tiempo en repeticiones o corrección de errores.
  • Luchar contra todo lo que nos hace perder tiempo. Debemos identificar todas esas distracciones o malos hábitos que nos impiden ser más productivos. Por ejemplo: consultar continuamente el correo electrónico, los mensajes del teléfono móvil o conectarse continuamente a las redes sociales. Cuando tengamos muy claro lo que nos distrae, es cuestión de ponerle trabas como desconectar el teléfono o colocarlo en silencio durante unas horas, o bien dedicar un tiempo lógico y limitado a chequear el correo o las redes sociales.

 

Las mejores herramientas para la gestión de tareas

Hoy en día existen muchas aplicaciones y herramientas on line que pueden ayudarnos en la gestión de nuestro tiempo, como agendas electrónicas que nos avisan de las tareas pendientes o plataformas que nos permitan tener siempre acceso a nuestros documentos y compartirlos con nuestros colaboradores.

Esta es nuestra selección de las que, para nosotros, son las herramientas más prácticas útiles y fáciles de utilizar para organizar y optimizar las tareas y planificar el tiempo.

Wunderlist

Sencilla pero, al mismo tiempo, muy práctica aplicación que permite crear listas de tareas y jerarquizar la importancia de cada una de ellas. Su funcionamiento es muy fluido y ha alcanzado gran aceptación entre los usuarios.

Una de sus funciones más destacables, que la diferencia además de otras aplicaciones parecidas, es la posibilidad de delegar tareas.

Nozbe

La utilidad de esta herramienta, así como su complejidad, la decide cada usuario. Es tan versátil que sirve tanto como una simple agenda que liste tareas, como para gestionar proyectos colaborativos entre varios miembros.

Con Nozbe es posible adjuntar archivos para cada proyecto y además se sincroniza con Twitter, Dropbox, Evernote y con el calendario de Google.

 Teux Deux

Es un aplicación ideal para configurar trabajos con periodicidad semanal, ya que el programa separa por columnas los distintos días de la semana laboral. Destaca por su claridad y sencillez, puesto que lo único que ves en la pantalla son las tareas de los próximos días.

Omnifocus

Otro buen gestor de tareas con el valor añadido de poder fijar fechas límite a las tareas o proyectos y agregar mensajes de voz e imágenes. Como elemento negativo, señalar que tiene un precio algo elevado.

Things

Aplicación ideal para los olvidadizos, puesto que cuando detecta que no has cumplido con alguna tarea en la fecha programada, Things te lo recuerda y la pasa de forma automática a la lista de las tareas que tienes que acabar para el mismo día.

También es muy práctica para personas con gente a su cargo o colaboradores, ya que permite añadir contactos y encomendarles alguna tarea.

 Astrid

Astrid tienen una interfaz muy limpia clara y versiones para dispositivos móviles  también con un buen diseño y son de fácil manejo. Con gran sencillez, permite crear una lista compartida y añadir colaboradores. Además, el sistema permite que tus ayudantes dejen comentarios en cada tarea, con lo que, de esta manera, podrán dar detalles de cómo han trabajado o reportar problemas o sugerencias.

Aunque un día seguirá teniendo siempre 24 horas, estamos convencidos de que con  nuestros consejos y el uso de alguna de las herramientas sugeridas (la mayoría son gratuitas en su versión básica), lograrás hacer más en menos tiempo, pudiendo dedicarlo al ocio y a estar con tus amigos y familiares.

 

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