Cómo mejorar la productividad en los trabajos de oficina

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El concepto de productividad en el trabajo es fácil de enunciar, básicamente consiste en realizar el máximo de tareas con los mínimos recursos posibles, pero complejo de llevar a cabo, puesto que existen multitud de factores de influencia, tanto externos como internos.

Sobre los factores externos es muy difícil intervenir, puesto que muchas veces se trata de cuestiones legislativas y de organización a gran escala que escapan del control de la empresa y el trabajador, como por ejemplo las normativas dictadas por las entidades y los gobiernos.

mejoramiento de la productividad

Sin embargo, existen sencillos métodos de carácter individual que pueden resultar de gran ayuda para realizar las tareas de forma más óptima, mejorando el rendimiento. Si nos centramos en los trabajos de oficina, percibimos que muchos de ellos son repetitivos y rutinarios, por lo que se podrían realizar con más rapidez y menos esfuerzos y recursos. Sin embargo, muchas veces estas tareas no las ejecutamos del todo correctamente, por un problema de desequilibrio en las rutinas de producción.

10 Pequeños trucos para mejorar el rendimiento en la oficina

  1. Dedicar unos minutos a planificar el día. No cuesta nada, se trata de generar el hábito de, a primera hora de la mañana, coger el ordenador, la tablet o, simplemente, lápiz y papel y apuntar las tareas a realizar con sus horarios correspondientes, aunque sean aproximados. Te sorprenderás de la eficacia que vas a conseguir, además de ganar en sensación de control, tranquilidad y confianza.
  2. De entre todo lo que tengas que hacer, fíjate una o dos tareas clave para realizar a primera hora, que es cuando normalmente estás más fresco y despejado y tu rendimiento es mayor.
  3. No estés consultando el correo electrónico o los mensajes en tu móvil de forma compulsiva, pues te hace perder mucho tiempo si apenas darte cuenta. Lo mejor es revisarlos 3 o 4 veces al día a unas horas más o menos fijas.
  4. Deja los trabajos más fáciles y rutinarios para las últimas horas de día, que es cuando el cansancio te hace perder eficacia y concentración y es más fácil cometer errores.
  5. Mantén el entorno de trabajo limpio y ordenado, tratando de tener sólo la documentación y objetos imprescindibles sobre la mesa. Trabajarás más cómodo, evitarás distracciones y, de paso, mejorarás tu imagen ante jefes y compañeros.
  6. Procura trabajar con un sistema de tareas cerradas. Es decir, plantifica una serie de trabajos en el corto y medio plazo y no dejes entrar otros trabajos o proyectos nuevos, salvo que sean realmente urgentes.
  7. Sé dialogante con compañeros y superiores tanto para coordinar proyectos como para resolver dudas. Una buena comunicación es fundamental para la productividad y la calidad del trabajo y ayuda a optimizar el tiempo.
  8. Si en algún momento estás bloqueado con alguna tarea, no te enroques en tratar a toda costa de solucionar el problema lo más pronto posible. Probablemente, no conseguirás más que agotarte mentalmente y perder el tiempo. Haz una pausa, dedícate a otra cosa y pide ayuda si es necesario. Cuando lo retomes, todo será más fluido y fácil.
  9. Si te interrumpen, anota lo que estás haciendo: lo agradecerás en el momento de reenganchar el tema.
  10. Procura hacer pequeñas pausas entre tarea y tarea y alguna más larga tras varias horas de trabajo para tomar café, agua o un refresco y charlar amistosamente con tus compañeros. No pienses que estás perdiendo el tiempo, sino todo lo contrario, ya que tras la pausa estarás mucho más fresco y productivo.

La productividad en el trabajo no bebe considerar como algo que únicamente beneficia para la empresa. Un trabajo bien organizado, equilibrado y eficaz, en el que se consiguen buenos resultados con menos esfuerzo, es también un motivo de satisfacción y bienestar para los propios empleados, por lo que se produce un flujo de sinergias positivas en dos direcciones: empleados y empresa y viceversa, donde todos salimos ganando.

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